E-Rechnungspflicht: was Betriebe jetzt können müssen

Was eine E-Rechnung ist, und was nicht

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format, das der Empfänger ohne Abtippen verarbeiten kann. Entscheidend ist die Struktur, nicht der Versandweg: Ein PDF, das per E-Mail kommt, ist keine E-Rechnung, auch dann nicht, wenn es eingescannt und schön gestaltet ist. Ein Bild einer Rechnung bleibt ein Bild.

Maßgeblich ist die europäische Norm EN 16931, die den Datenkern festlegt. In Deutschland sind daraus zwei Ausprägungen relevant: ZUGFeRD und XRechnung.

ZUGFeRD oder XRechnung, was wann

Die beiden Formate konkurrieren nicht, sie bedienen unterschiedliche Empfänger.

• ZUGFeRD ist hybrid: ein PDF, in dem die strukturierten Daten als XML eingebettet sind. Der Mensch sieht eine normale Rechnung, die Maschine liest das XML. Das ist der pragmatische Weg für den allgemeinen B2B-Versand, weil er auch bei Empfängern funktioniert, die noch nichts automatisiert haben.
• XRechnung ist reines XML ohne Sichtbeleg und der Standard gegenüber öffentlichen Auftraggebern. Dort gehört in der Regel die Leitweg-ID dazu, über die die Rechnung der richtigen Stelle zugeordnet wird, fehlt sie oder ist sie falsch, wird die Rechnung abgewiesen, nicht etwa nachgefragt.
• Praktisch heißt das: ein System, das beides erzeugt, und eine Angabe am Kunden, welches Format er bekommt. Wer das je Rechnung von Hand entscheidet, hat den Fehler schon eingebaut.

Empfangen ist die dringendere Hälfte

In der Diskussion geht es meist ums Ausstellen. Praktisch drückt zuerst der Empfang: Sie bekommen strukturierte Rechnungen von Lieferanten, ob Sie darauf vorbereitet sind oder nicht. Wer sie nur ausdruckt und abheftet, verschenkt genau den Vorteil, um dessentwillen das Format existiert.

Sinnvoll ist, den Empfang an die Belegprüfung zu koppeln: Die Rechnung kommt herein, die Positionen werden gegen Bestellung und Wareneingang gehalten, Abweichungen fallen auf, bevor gezahlt wird. Dann ist die E-Rechnung kein Pflichtthema mehr, sondern spart tatsächlich Arbeit.

Die Stolpersteine liegen in den Stammdaten

Formate sind das kleinste Problem. Was Umstellungen aufhält, sind unvollständige Daten, die vorher niemanden gestört haben, weil ein Mensch sie im Zweifel ergänzt hat.

• Fehlende oder falsche Umsatzsteuer-Identifikationsnummern bei EU-Kunden
• Leitweg-ID nicht erfasst oder beim falschen Kunden hinterlegt
• Bestellnummer des Kunden nicht mitgeführt, obwohl der Empfänger ohne sie ablehnt
• Einheiten und Steuersätze uneinheitlich gepflegt, sodass die Prüfung anschlägt
• Zahlungsbedingungen als Freitext statt als strukturierte Angabe

Prüfen, bevor der Kunde prüft

Eine abgewiesene E-Rechnung kostet mehr als eine fehlerhafte Papierrechnung: Sie kommt nicht mit einem Anruf zurück, sondern verschwindet in einem Rückmeldekanal, den niemand beobachtet. Deshalb gehört eine Regelprüfung vor den Versand, fehlende Pflichtangaben müssen bei Ihnen auffallen, nicht beim Empfänger.

Zur Prüfung gehört auch die formale Gültigkeit des erzeugten Dokuments. Wer ZUGFeRD ausliefert, sollte einmal extern gegenprüfen lassen, dass sowohl das XML als auch das PDF den Spezifikationen entsprechen, beides kann einzeln kaputt sein, ohne dass man es beim Ansehen bemerkt.

Österreich und die Schweiz: andere Lage, gleiche Datei

Wer über die Grenze fakturiert, stößt schnell darauf, dass „E-Rechnungspflicht" in der DACH-Region drei verschiedene Dinge bedeutet. Die deutsche Regelung - Empfangspflicht im Inlands-B2B seit Anfang 2025, Ausstellungspflichten danach gestaffelt, hat in Österreich und der Schweiz keine Entsprechung.

In Österreich gibt es die Pflicht gegenüber dem Bund: Wer an Bundesdienststellen liefert, reicht seine Rechnungen strukturiert über das Unternehmensserviceportal ein, und das schon seit Jahren. Anerkannt sind dort das österreichische ebInterface-Format und der europäische PEPPOL-Weg. Eine allgemeine Pflicht zwischen Unternehmen, wie sie Deutschland eingeführt hat, besteht nicht.

Die Schweiz kennt ebenfalls keine allgemeine B2B-Pflicht. Gegenüber der Bundesverwaltung wird ab einer Auftragsgrenze elektronisch fakturiert; im Zahlungsverkehr hat die QR-Rechnung den Einzahlungsschein abgelöst. Wichtig für die Einordnung: Die QR-Rechnung ist ein Zahlteil, kein strukturiertes Rechnungsformat, sie löst die Zahlung, nicht die maschinelle Verarbeitung des Rechnungsinhalts.

Der praktische Kern für alle drei Länder ist derselbe: Die europäische Norm EN 16931 beschreibt, welche Angaben eine strukturierte Rechnung enthalten muss. ZUGFeRD und XRechnung sind zwei Ausprägungen davon, und auch der PEPPOL-Weg setzt darauf auf. Wer seine Stammdaten so weit hat, dass eine normkonforme Rechnung fehlerfrei entsteht, hat die Arbeit gemacht, die in jedem der drei Länder anfällt, was sich unterscheidet, sind Einreichungsweg und Format-Verpackung, nicht der Inhalt.

Was das für IDA heißt, gehört ehrlich dazu: IDA erzeugt EN-16931-konforme Rechnungen in den beiden deutschen Ausprägungen - ZUGFeRD als Hybrid-PDF und XRechnung als reines XML. Ein ebInterface-Export und ein PEPPOL-Zugangspunkt sind nicht eingebaut. Für Rechnungen an österreichische oder Schweizer Privatunternehmen ist das in aller Regel unerheblich; wer regelmäßig an den österreichischen Bund fakturiert, braucht dafür den vorgesehenen Einreichungsweg.

Archivierung ist ein eigenes Thema

Ein verbreitetes Missverständnis: Wer E-Rechnungen erzeugt, habe damit auch die Aufbewahrung erledigt. Das eine hat mit dem anderen nichts zu tun. Die Pflicht zur ordnungsmäßigen, unveränderbaren Aufbewahrung nach GoBD sowie den Vorgaben der Abgabenordnung und des Handelsgesetzbuchs bleibt bestehen und trifft den Betrieb selbst.

Maßgeblich ist dabei das strukturierte Original, nicht der Ausdruck. Prüfen Sie deshalb bei jedem System, das Rechnungen erzeugt, ausdrücklich nach, ob es eine revisionssichere Archivierung leistet, und planen Sie andernfalls den Export in ein Dokumentenarchiv fest ein, statt ihn nachzuschieben.

Wie man die Umstellung angeht

• Bestandsaufnahme: Welche Kunden verlangen welches Format, wer ist öffentlicher Auftraggeber?
• Stammdaten aufräumen - Umsatzsteuer-Identifikationsnummern, Leitweg-IDs, Bestellnummern, Einheiten
• Format je Kunde hinterlegen, statt es je Rechnung zu entscheiden
• Mit einem Kunden je Format anfangen und den Eingang bestätigen lassen
• Empfangsseite und Belegprüfung gleich mitdenken, nicht erst im zweiten Schritt
• Archivierung klären, bevor die erste E-Rechnung rausgeht