Vom Ticket zur Rechnung ohne Medienbruch

Was ein Medienbruch konkret kostet

Ein Medienbruch ist jede Stelle, an der Daten ein System verlassen und in einem anderen neu erfasst werden, per Export, per Copy-and-paste oder per Gedächtnis. Der offensichtliche Preis ist die Zeit. Der teurere ist, dass an jedem Übergang etwas verloren geht: eine Position, ein Zusatz, eine Stunde.

Besonders unangenehm daran ist, dass der Verlust nicht auffällt. Es fehlt keine Rechnung, sie ist nur zu niedrig. Wer wissen will, wie groß der Effekt im eigenen Betrieb ist, vergleicht für einen Monat die erfassten Zeiten mit den berechneten. Die Differenz ist selten null.

Die vier typischen Brüche

• Zwischen Ticket und Zeiterfassung: Zeit wird am Abend aus dem Kopf nachgetragen. Was länger als einen Tag her ist, wird systematisch zu niedrig geschätzt, nie zu hoch.
• Zwischen Zeit und Vertrag: Die Stunde ist erfasst, aber niemand weiß, ob sie ins Kontingent fällt oder abrechenbar ist. Im Zweifel wird sie nicht berechnet, weil die Klärung länger dauert als der Betrag wert ist.
• Zwischen Leistung und Beleg: Material aus dem Lager, Fahrtzeiten, ein Serviceschein auf Papier, drei Quellen, die jemand für die Rechnung zusammensuchen muss. Was er nicht findet, steht nicht drauf.
• Zwischen Rechnung und Zahlung: Die Rechnung ist raus, aber der Zahlungseingang landet in der Buchhaltung, nicht am Vorgang. Ob der Auftrag wirtschaftlich aufgegangen ist, weiß am Ende niemand.

Die Klammer ist der Auftrag, nicht das Dokument

Der wirksamste Hebel ist eine gemeinsame Klammer über alle Belege. Wenn Angebot, Lieferschein, Serviceschein und Rechnung zu einem Vorgang dieselbe Auftragsnummer tragen, ist an einer Stelle sichtbar, was angeboten, geliefert und berechnet wurde, und was davon noch offen ist.

Ohne diese Klammer entstehen Dokumente, die einzeln korrekt und zusammen unvollständig sind. Mit ihr wird aus der Frage „haben wir das eigentlich berechnet" eine Ansicht statt einer Suche.

Zeit muss dort entstehen, wo gearbeitet wird

Zeiterfassung, die in einem zweiten Programm stattfindet, wird nachträglich gemacht, und nachträglich heißt geschätzt. Wird die Zeit dagegen im Vorgang selbst erfasst, ordnet sie sich automatisch dem richtigen Kunden und Vertrag zu, und die Entscheidung abrechenbar oder nicht fällt sofort, mit dem Wissen des Moments.

Für Einsätze vor Ort gilt dasselbe in verschärfter Form: Was nicht beim Kunden unterschrieben wird, wird später diskutiert. Ein Serviceschein, der die erfasste Zeit und das verbaute Material bereits enthält und vor Ort abgezeichnet wird, nimmt der späteren Rechnung jede Angriffsfläche.

Wiederkehrendes gehört automatisiert, nicht diszipliniert

Ein Teil der Verluste stammt nicht aus Einzelleistungen, sondern aus Wiederkehrendem: Wartungspauschalen, Lizenzen, Mieten. Sie sind einzeln klein und in Summe erheblich, und sie hängen an keiner Handlung, die jemanden erinnert, deshalb werden sie vergessen.

Was regelmäßig gleich abgerechnet wird, sollte deshalb aus einem Vertrag heraus automatisch entstehen und nicht davon abhängen, dass jemand am Monatsanfang daran denkt. Menschliche Disziplin ist die teuerste Form der Terminverwaltung.

Woran Sie eine durchgängige Kette erkennen

• Aus einem Vorgang lässt sich ohne Neuerfassung ein Beleg erzeugen
• Erfasste Zeit ist automatisch einem Vertrag zugeordnet und als abrechenbar markiert
• Alle Belege eines Falls tragen dieselbe Auftragsnummer
• Der Zahlungseingang schlägt am Beleg auf, nicht nur auf dem Konto
• Am Monatsende gibt es eine Liste erbrachter, aber nicht berechneter Leistungen, und sie ist kurz
• Niemand muss für die Rechnung ein zweites Programm öffnen

Der pragmatische Weg

Eine Kette lässt sich nicht in einem Schritt schließen, und der Versuch endet meist in einem Projekt, das niemand zu Ende bringt. Praktikabler ist, den teuersten Bruch zuerst zu schließen, für die meisten Betriebe ist das die Strecke zwischen erfasster Zeit und Rechnung, weil dort direkt Umsatz hängt.

Erst danach lohnt sich der Blick auf Lager, Einkauf und Zahlungszuordnung. Wer umgekehrt anfängt, optimiert Prozesse, deren Ergebnis weiterhin von Hand in die Abrechnung wandert.