Besondere Bedingungen für die Nutzung von IDA (SaaS)

§ 1 Geltungsbereich

Diese Besonderen Bedingungen gelten für die Bereitstellung und Nutzung der Software „IDA" als Software as a Service (SaaS) durch die S³ IT GmbH (nachfolgend „S³ IT") gegenüber Unternehmern im Sinne des § 14 BGB. Ergänzend gelten die Allgemeinen Geschäftsbedingungen der S³ IT; bei Widersprüchen gehen diese Besonderen Bedingungen für die SaaS-Nutzung vor. Abweichenden Bedingungen des Kunden wird widersprochen.

§ 2 Vertragsgegenstand / Leistungsbeschreibung

S³ IT stellt dem Kunden IDA über das Internet zur Nutzung bereit (Mietsoftware, § 535 ff. BGB) und betreibt die hierfür erforderliche Infrastruktur in Deutschland. Der Funktionsumfang ergibt sich aus der jeweils gültigen Leistungsbeschreibung und umfasst u. a. Vorgangs-/Ticketbearbeitung, Aufgaben, Kalender, Inventar, Verträge, Zeiterfassung, Auswertungen, Wiki sowie — soweit verfügbar bzw. gebucht — kaufmännische und ERP-Funktionen (z. B. Erstellung von Rechnungen). S³ IT schuldet die Bereitstellung der Software, nicht einen bestimmten wirtschaftlichen oder rechtlichen Erfolg der mit ihr erzeugten Ergebnisse.

§ 3 Leistungsänderungen und Weiterentwicklung

S³ IT entwickelt IDA fortlaufend weiter. Neue Funktionen und Module — einschließlich einer künftigen ERP-Funktionalität — werden im Rahmen des bestehenden Vertrags und ohne gesonderten Aufpreis bereitgestellt, soweit sie nicht ausdrücklich als kostenpflichtige Zusatzleistung gekennzeichnet sind. S³ IT ist berechtigt, den Leistungsumfang weiterzuentwickeln und einzelne, nicht wesentliche Funktionen mit angemessener Vorankündigung zu ändern oder einzustellen, sofern der vertragsgemäße Kernnutzen erhalten bleibt. Wird der Leistungsumfang wesentlich zum Nachteil des Kunden eingeschränkt, steht dem Kunden ein außerordentliches Kündigungsrecht zu.

§ 4 Kostenlose Testphase

IDA kann für 30 Tage kostenlos und ohne Hinterlegung eines Zahlungsmittels getestet werden. Die Testphase endet automatisch; ein kostenpflichtiger Vertrag kommt erst durch ausdrückliche Bestellung zustande. Während der Testphase besteht kein Anspruch auf Verfügbarkeit oder Datenaufbewahrung über das Testende hinaus.

§ 5 Nutzungsrechte

Der Kunde erhält für die Vertragslaufzeit ein einfaches, nicht ausschließliches, nicht übertragbares Recht, IDA im vereinbarten Umfang (Named- und/oder Pool-Lizenzen) zu nutzen. Eine Überlassung an Dritte oder eine Nutzung über die gebuchten Lizenzen hinaus ist nicht gestattet.

Im Nutzungsumfang ist je gebuchter Lizenz (Named oder Pool) ein Speicherkontingent von 5 GB für hochgeladene Anhänge und Dateien enthalten. Die Kontingente eines Kunden werden zu einem gemeinsamen Gesamtkontingent zusammengefasst. Bei Erreichen des Gesamtkontingents kann das Hochladen weiterer Dateien eingeschränkt werden, bis Speicher freigegeben oder zusätzliche Lizenzen gebucht werden; das Abrufen bereits gespeicherter Inhalte bleibt unberührt. S³ IT kann das Kontingent im Einzelfall erhöhen.

§ 6 Zulässige Nutzung

Der Kunde nutzt IDA nur im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen. Untersagt sind insbesondere: das Speichern oder Verbreiten rechtswidriger Inhalte; die Beeinträchtigung der Integrität, Sicherheit oder Verfügbarkeit der Plattform; das Umgehen von Nutzungsbeschränkungen; das Zurückentwickeln (Reverse Engineering), Dekompilieren oder Vervielfältigen der Software außerhalb gesetzlich zwingender Grenzen sowie die Weitergabe von Zugangsdaten. Eine Pool-Lizenz darf nur durch jeweils eine Person gleichzeitig genutzt werden.

§ 7 Mitwirkungspflichten des Kunden

Der Kunde ist für die Richtigkeit und Vollständigkeit der von ihm eingegebenen Daten und Konfigurationen verantwortlich. Er ist insbesondere verpflichtet, durch das System erzeugte Dokumente und Ergebnisse — namentlich Rechnungen, kaufmännische Belege, Auswertungen und steuer- oder buchhaltungsrelevante Daten — vor ihrer Verwendung, Weitergabe, Versendung oder Verbuchung auf Richtigkeit und Vollständigkeit zu prüfen. Zugangsdaten sind geheim zu halten.

§ 8 Verantwortung für Inhalte und erzeugte Dokumente

IDA stellt lediglich die technischen Funktionen zur Erstellung von Vorgängen, Auswertungen und kaufmännischen Dokumenten (z. B. Rechnungen) bereit. Für die inhaltliche, rechnerische, steuerliche und rechtliche Richtigkeit der vom Kunden eingegebenen Daten sowie der daraus erzeugten Dokumente ist allein der Kunde verantwortlich. S³ IT erbringt keine Steuer-, Rechts- oder Buchhaltungsberatung und schuldet keine Prüfung der vom Kunden erstellten Inhalte. Eine Haftung für Schäden, die auf fehlerhaften oder unvollständigen Eingaben des Kunden, auf einer unzutreffenden Konfiguration oder auf der unterlassenen Prüfung erzeugter Dokumente beruhen, ist ausgeschlossen, soweit gesetzlich zulässig. Die Haftungsregelungen nach §§ 20, 21 bleiben unberührt.

§ 9 Steuerliche Aufbewahrung und Archivierung (GoBD)

IDA bietet keine revisionssichere bzw. GoBD-konforme Archivierung. Für die Einhaltung seiner steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungs- und Ordnungsmäßigkeitspflichten — insbesondere GoBD sowie §§ 147 AO, 257 HGB — ist allein der Kunde verantwortlich. Der Kunde ist verpflichtet, mit IDA erzeugte steuer- oder handelsrechtlich relevante Dokumente (z. B. Rechnungen) eigenständig in geeigneter Form zu exportieren und außerhalb von IDA gesetzeskonform und revisionssicher aufzubewahren.

§ 10 Vergütung und Abrechnung

Die Vergütung richtet sich nach der gewählten Lizenzart (Named-User bzw. Pool-Lizenz) und dem jeweils gültigen Preis. Alle Preise verstehen sich netto zzgl. der jeweils gültigen gesetzlichen Umsatzsteuer. Je Vertrag sind mindestens drei Named-Lizenzen zu buchen. Im Preis enthalten ist ein monatliches, geteiltes Kontingent an Vorgängen; darüber hinausgehende Vorgänge werden nutzungsabhängig nachgelagert abgerechnet und sind auf höchstens 50 % der laufenden Lizenzkosten begrenzt (Fair-Use-Cap). Ungenutzte Kontingente verfallen am Monatsende. Die Abrechnung und Zahlungsabwicklung erfolgt über den Zahlungsdienstleister Stripe. Es werden nur aktive Nutzer berechnet.

§ 11 Preisanpassung

S³ IT ist berechtigt, die Vergütung mit einer Frist von sechs Wochen zum Beginn eines Abrechnungszeitraums anzupassen. Die Anpassung wird dem Kunden in Textform mitgeteilt. Erhöht sich die Vergütung, steht dem Kunden ein Sonderkündigungsrecht zum Wirksamwerden der Erhöhung zu; kündigt er nicht fristgerecht, gilt die Anpassung als angenommen. Auf diese Folge wird in der Mitteilung hingewiesen.

§ 12 Zahlungsverzug und Sperrung

Befindet sich der Kunde mit der Zahlung in Verzug, kann S³ IT nach vorheriger Ankündigung den Zugang zu IDA sperren; die Sperrung erfolgt spätestens 3 Tage nach Verzugseintritt. Der Vergütungsanspruch bleibt unberührt. Werden die offenen Beträge nicht beglichen, werden die Daten 14 Tage nach der Sperrung aus den Produktivsystemen gelöscht. Eine spätere Wiederherstellung aus Sicherungskopien kann im Einzelfall gegen Kostenerstattung versucht werden, solange entsprechende Backups vorliegen; ein Anspruch hierauf besteht nicht. Wird die Zahlung vor Ablauf dieser Frist nachgeholt, wird der Zugang reaktiviert.

§ 13 Verfügbarkeit, Wartung und Support

S³ IT bemüht sich um eine hohe Verfügbarkeit von IDA, schuldet jedoch keine ununterbrochene Verfügbarkeit. Geplante Wartungsarbeiten werden, soweit möglich, angekündigt und in nutzungsarme Zeiten gelegt. Zeiten höherer Gewalt sowie Störungen, die nicht im Verantwortungsbereich von S³ IT liegen (z. B. beim Kunden, bei dessen Internetzugang oder bei Drittanbietern), gelten nicht als Nichtverfügbarkeit. Der Umfang von Support und etwaige Verfügbarkeits- und Reaktionszeiten ergeben sich aus der Leistungsbeschreibung.

§ 14 Datensicherung

S³ IT führt regelmäßige, verschlüsselte Sicherungen der auf der Plattform gespeicherten Daten durch. Dies entbindet den Kunden nicht von der Pflicht, ihm wichtige Daten im Rahmen der bereitgestellten Exportfunktionen zusätzlich eigenverantwortlich zu sichern.

§ 15 Rechte an Daten des Kunden

Die vom Kunden eingestellten und die für ihn verarbeiteten Daten bleiben dessen Eigentum. S³ IT erhält an diesen Daten nur die zur Vertragserfüllung erforderlichen Nutzungs- und Verarbeitungsrechte und gibt sie nicht zu eigenen Zwecken an Dritte weiter.

§ 16 Datenschutz und Auftragsverarbeitung

Soweit S³ IT bei der Erbringung der Leistungen personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet, schließen die Parteien einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO. Im Übrigen gilt die Datenschutzerklärung.

§ 17 Drittleistungen, Integrationen und Unterauftragnehmer

S³ IT darf zur Leistungserbringung Unterauftragnehmer einsetzen (z. B. den Zahlungsdienstleister Stripe sowie Hosting-Dienstleister in Deutschland). Bindet der Kunde Drittsysteme an (z. B. Monitoring-, Inventarisierungs-, ERP-, Verzeichnis- oder Fernwartungslösungen), setzt dies voraus, dass er diese Systeme selbst betreibt und über die erforderlichen Lizenzen verfügt. Für Verfügbarkeit, Richtigkeit und Sicherheit solcher Drittsysteme sowie für die über sie bereitgestellten Daten übernimmt S³ IT keine Haftung.

§ 18 KI-gestützte Funktionen

Soweit IDA Funktionen bereitstellt, die auf automatisierter Verarbeitung oder künstlicher Intelligenz beruhen (z. B. Vorschläge für Lösungen oder Zusammenfassungen), dienen deren Ergebnisse ausschließlich der Unterstützung und sind unverbindlich. Sie ersetzen keine fachliche Prüfung durch den Kunden; eine Gewähr für Richtigkeit, Vollständigkeit oder Eignung wird nicht übernommen.

§ 19 Mängel

Es gelten die Vorschriften des Mietrechts mit folgender Maßgabe: Die verschuldensunabhängige Haftung von S³ IT für Mängel, die bereits bei Vertragsschluss vorhanden waren (§ 536a Abs. 1 Alt. 1 BGB), ist ausgeschlossen. Unerhebliche Beeinträchtigungen der Tauglichkeit bleiben außer Betracht. Der Kunde zeigt Mängel unverzüglich an und unterstützt S³ IT bei deren Eingrenzung.

§ 20 Mängelhaftung / Schadensersatz

(1) S³ IT haftet nach den gesetzlichen Bestimmungen, sofern der Kunde Schadensersatzansprüche geltend macht, die auf Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit, einschließlich von Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit der Vertreter oder Erfüllungsgehilfen von S³ IT beruhen. Soweit S³ IT keine vorsätzliche Vertragsverletzung angelastet wird, ist die Schadensersatzhaftung auf den vorhersehbaren, typischerweise eintretenden Schaden begrenzt.

(2) S³ IT haftet nach den gesetzlichen Bestimmungen, sofern S³ IT schuldhaft eine wesentliche Vertragspflicht verletzt; in diesem Fall ist aber die Schadensersatzhaftung auf den vorhersehbaren, typischerweise eintretenden Schaden begrenzt.

(3) Soweit dem Kunden ein Anspruch auf Ersatz des Schadens statt der Leistung zusteht, ist die Haftung der S³ IT auch im Rahmen der vorstehenden Absätze auf Ersatz des vorhersehbaren, typischerweise eintretenden Schadens begrenzt.

(4) Die Haftung wegen schuldhafter Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit bleibt unberührt; dies gilt auch für die zwingende Haftung nach dem Produkthaftungsgesetz.

(5) Soweit nicht vorstehend etwas Abweichendes geregelt ist, ist die Haftung ausgeschlossen.

§ 21 Gesamthaftung

(1) Eine weitergehende Haftung auf Schadensersatz als in § 20 Abs. 3 vorgesehen, ist — ohne Rücksicht auf die Rechtsnatur des geltend gemachten Anspruchs — ausgeschlossen. Dies gilt insbesondere für Schadensersatzansprüche aus Verschulden bei Vertragsabschluss, wegen sonstiger Pflichtverletzungen oder wegen deliktischer Ansprüche auf Ersatz von Sachschäden gemäß § 823 BGB.

(2) Die Begrenzung nach Absatz 1 gilt auch, soweit der Kunde anstelle eines Anspruchs auf Ersatz des Schadens, statt der Leistung Ersatz nutzloser Aufwendungen verlangt.

(3) Soweit die Schadensersatzhaftung gegenüber S³ IT ausgeschlossen oder eingeschränkt ist, gilt dies auch im Hinblick auf die persönliche Schadensersatzhaftung ihrer Angestellten, Arbeitnehmer, Mitarbeiter, Vertreter und Erfüllungsgehilfen.

(4) Die Haftung von S³ IT für Schäden, die auf einfacher Fahrlässigkeit beruhen, ist der Höhe nach begrenzt: je Schadensfall und für alle Schadensfälle eines Vertragsjahres insgesamt auf die Vergütung, die der Kunde in den zwölf Monaten vor dem schadensauslösenden Ereignis für die Nutzung von IDA gezahlt hat (Jahresvergütung). Diese betragsmäßige Begrenzung gilt nicht bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit, bei der schuldhaften Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, bei Ansprüchen nach dem Produkthaftungsgesetz sowie im Umfang einer von S³ IT ausdrücklich übernommenen Garantie.

§ 22 Höhere Gewalt

Ereignisse höherer Gewalt — einschließlich Naturereignissen, Streik, Aussperrung, behördlichen Maßnahmen, großflächigen Störungen des Internets oder der Energieversorgung sowie Angriffen Dritter (z. B. DDoS) — befreien S³ IT für ihre Dauer von der Leistungspflicht. Eine Haftung für hierdurch verursachte Nichtverfügbarkeit besteht nicht.

§ 23 Geheimhaltung

Der Kunde ist verpflichtet, sämtliche ihm im Zusammenhang mit den Lieferungen von S³ IT zugänglich werdenden Informationen, die auf Grund sonstiger Umstände eindeutig als Geschäfts- oder Betriebsgeheimnisse von S³ IT erkennbar sind und vertraulich zu halten sind, unbefristet geheim zu halten und sie — soweit dies nicht zur Erreichung des Vertragszwecks erforderlich ist — weder aufzuzeichnen noch an Dritte weiterzugeben oder in irgendeiner Weise zu verwerten.

§ 24 Referenznennung

S³ IT ist berechtigt, den Kunden unter Nennung des Namens und Logos als Referenz zu benennen. Der Kunde kann dem jederzeit mit Wirkung für die Zukunft in Textform widersprechen.

§ 25 Laufzeit, Kündigung und Datenrückgabe

Der Vertrag läuft auf unbestimmte Zeit und ist monatlich zum Monatsende kündbar, sofern nichts anderes vereinbart ist. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Kündigungen bedürfen der Textform.

Mit Beendigung des Vertrags bzw. des Abonnements wird der Zugang zu IDA sofort gesperrt; eine weitere Nutzung und ein Login sind nicht mehr möglich. Die Daten des Kunden werden noch für eine Frist von 14 Tagen vorgehalten und können innerhalb dieser Frist auf Anfrage in einem gängigen Format herausgegeben werden. Nach Ablauf dieser Frist werden die Daten aus den Produktivsystemen gelöscht. Eine spätere Wiederherstellung aus Sicherungskopien kann im Einzelfall gegen Kostenerstattung versucht werden, solange entsprechende Backups vorliegen; ein Anspruch hierauf besteht nicht. Nach Ablauf der Backup-Aufbewahrung ist eine Wiederherstellung ausgeschlossen. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt. Es liegt daher in der Verantwortung des Kunden, benötigte Daten rechtzeitig vor Kündigung zu exportieren.

§ 26 Abtretungsverbot

Die Abtretung von Forderungen gegen S³ IT an Dritte ist ausgeschlossen, sofern S³ IT der Abtretung nicht ausdrücklich zugestimmt hat. Sofern es sich nicht um generell unabtretbare Ansprüche (Gewährleistungsansprüche) handelt, ist die Zustimmung zu erteilen, wenn der Kunde wesentliche Belange nachweist, die die Interessen von S³ IT an der Aufrechterhaltung des Abtretungsverbots überwiegen. S³ IT ist berechtigt, zur Vertragserfüllung geeignete Dritte einzusetzen.

§ 27 Änderungen dieser Bedingungen

S³ IT kann diese Bedingungen mit Wirkung für die Zukunft ändern, soweit dies aus triftigem Grund (z. B. geänderte Rechtslage oder Rechtsprechung, Erweiterung des Leistungsumfangs) erforderlich ist und der Kunde dadurch nicht unangemessen benachteiligt wird. Änderungen werden dem Kunden in Textform mit einer Frist von sechs Wochen vor Wirksamwerden mitgeteilt. Widerspricht der Kunde nicht innerhalb von sechs Wochen, gelten die Änderungen als angenommen; hierauf wird in der Mitteilung hingewiesen. Bei fristgerechtem Widerspruch steht beiden Parteien ein Kündigungsrecht zu.

§ 28 Anwendbares Recht und Schlussbestimmungen

(1) Für die Geschäftsbedingungen und die gesamten Rechtsbeziehungen zwischen S³ IT und dem Kunden gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts. Soweit der Kunde Vollkaufmann im Sinne des HGB, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist, ist der Gerichtsstand am Geschäftssitz von S³ IT für alle sich aus dem Vertragsverhältnis unmittelbar oder mittelbar ergebenden Streitigkeiten. S³ IT ist jedoch berechtigt, den Kunden an jedem anderen Gerichtsstand zu verklagen. Weiterhin ist der Geschäftssitz von S³ IT Erfüllungsort.

(2) Sollten einzelne oder mehrere Bestimmungen dieser Bedingungen unwirksam sein oder werden oder eine Regelungslücke enthalten, so verpflichten sich die Vertragsparteien, in Verhandlungen mit dem Ziel einzutreten, die unwirksame oder unvollständige Bestimmung durch eine angemessene Individualabrede zu ersetzen oder zu ergänzen, die dem wirtschaftlichen Zweck der gewollten Regelung weitestgehend entspricht. Die Gültigkeit der übrigen Bestimmungen bleibt davon unberührt.

§ 29 Antikorruption

Die Zusammenarbeit zwischen dem Kunden und S³ IT soll auf objektiven und nachvollziehbaren Kriterien beruhen und darf nicht durch die Gewährung oder Annahme persönlicher Vorteile wie unangemessene Geschenke oder unangemessene Einladungen in unlauterer Weise beeinflusst werden. Der Kunde wird Mitarbeitern von S³ IT daher keine persönlichen Vorteile anbieten oder gewähren, die eine unlautere Beeinflussung von Geschäftsvorgängen und -entscheidungen beabsichtigen oder dazu geeignet sind. Der Kunde wird auch seine Mitarbeiter verpflichten, keine solchen Vorteile anzubieten, zu gewähren oder für sich zu fordern.

Bei Fragen: info@idahub.de