Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung deckt die Website (idahub.de), die Registrierung und das Vertragsverhältnis sowie die IDA-App für Android und iOS ab. Die Verarbeitung der Daten, die Kundinnen und Kunden innerhalbvon IDA einstellen, erfolgt im Auftrag des Kunden und richtet sich nach dem Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV).

1. Verantwortlicher

2. Zugriffsdaten / Server-Logfiles

Beim Besuch unserer Website werden automatisch Informationen in sogenannten Server-Logfiles gespeichert, die Ihr Browser übermittelt - insbesondere IP-Adresse und anfragender Provider, Datum und Uhrzeit des Zugriffs sowie die aufgerufene Seite. Die Verarbeitung erfolgt zum sicheren und stabilen Betrieb der Website (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

3. Webanalyse mit Matomo

Wir nutzen Matomo zur anonymisierten Analyse der Website-Nutzung. Vor der Speicherung erfolgt eine Anonymisierung Ihrer IP-Adresse. Eine Zuordnung der Daten zu einer bestimmten Person ist damit nicht möglich. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Sofern für die konkrete Konfiguration eine Einwilligung erforderlich ist, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO; die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar.

Erfolgsmessung von Anzeigen in ChatGPT. Kommen Sie über eine unserer Anzeigen in ChatGPT auf diese Website, enthält die Adresse eine zufällige Klick-Kennung von OpenAI. Sie wird innerhalb der Website über die Adresse weitergegeben, nicht in Cookies oder im Browser-Speicher abgelegt. Registrieren Sie sich für einen Testzugang, melden wir OpenAI nach der Bestätigung allein diese Kennung zusammen mit dem Hinweis „Test gestartet“, damit wir erkennen, welche Anzeige zu Registrierungen führt. Name, E-Mail-Adresse, IP-Adresse oder andere Angaben zu Ihrer Person übermitteln wir dabei nicht. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Erfolgsmessung unserer Werbung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

4. Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns per E-Mail oder Formular kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben zur Bearbeitung der Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO).

5. Registrierung, Testphase und Vertragsverhältnis

Zur Einrichtung eines Testzugangs (30 Tage) und eines Kundenkontos verarbeiten wir die dabei angegebenen Daten - insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Unternehmen und Zugangsdaten - sowie im weiteren Verlauf die zur Vertragsdurchführung erforderlichen Daten. Rechtsgrundlage ist die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen und des Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Zur Sicherstellung des Betriebs und gegen Missbrauch können Nutzungs- und Protokolldaten verarbeitet werden (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Bei der Anforderung eines Testzugangs speichern wir zu diesem Zweck die IP-Adresse der Anfrage, um mehrfache oder automatisierte Registrierungen zu erkennen und zu unterbinden. Das Registrierungsformular ist zusätzlich durch eine im Browser gelöste Rechenaufgabe gegen automatisierte Anfragen geschützt; dabei werden keine Cookies gesetzt und es werden keine Daten an Dritte übermittelt.

Kommen Sie über eine Anzeige oder einen Kampagnen-Link auf unsere Website, enthält die Adresse Kampagnen-Kennungen (z. B. Quelle, Kampagne, Anzeige). Diese reichen wir beim Wechsel zur Registrierung in der Adresse weiter - ohne Cookies und ohne Speicherung in Ihrem Browser - und speichern sie zusammen mit Ihrer Registrierung. Ohne Kampagnen-Kennung werten wir in Ihrem Browser die Herkunftsseite aus, die Ihr Browser mitsendet: Kommen Sie von einer Suchmaschine oder einem KI-Dienst, reicht die Adresse nur dessen Namen weiter (z. B. „Google" oder „Claude"), nie die Adresse der Seite oder Ihren Suchbegriff. Liegen keine Kampagnen-Kennungen vor, können Sie freiwillig angeben, wie Sie auf uns aufmerksam geworden sind. Zweck ist die Beurteilung, welche Werbemaßnahmen zu Registrierungen führen; Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

6. Zahlungsabwicklung

Für die Abrechnung kostenpflichtiger Verträge verarbeiten wir Rechnungsanschrift, USt-IdNr. sowie - bei SEPA-Lastschrift - Kontoinhaber, IBAN und der Nachweis des erteilten Mandats (Zeitpunkt, Name und IP-Adresse der Erteilung). Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die Bankverbindung wird ausschließlich in unserem Abrechnungssystem geführt; für den Einzug wird sie an unser Kreditinstitut übermittelt. Aufbewahrt werden diese Daten im Rahmen der handels- und steuerrechtlichen Fristen.

7. Verarbeitung von Daten innerhalb von IDA (Auftragsverarbeitung)

Soweit Kundinnen und Kunden personenbezogene Daten in IDA einstellen oder über von ihnen angebundene Systeme (z. B. Verzeichnis-, Inventarisierungs-, Monitoring-, Telefonie-, E-Mail- oder Lieferantensysteme) einspielen bzw. abrufen lassen, verarbeiten wir diese ausschließlich im Auftrag und nach Weisung des jeweiligen Kunden als Auftragsverarbeiter. Grundlage ist der Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Verantwortlicher für diese Daten ist der jeweilige Kunde.

8. IDA-App für Android und iOS

Die IDA-App ist ein mobiler Zugang zu einer IDA-Installation. Sie wird nur von Personen genutzt, die dort ein Konto haben; Konten werden vom Administrator der Installation angelegt, nicht in der App. Beim ersten Start tragen Sie die Adresse Ihrer Installation ein. Alle Inhalte, die Sie in der App ansehen oder erfassen (z. B. Vorgänge, Zeiten, Fotos, Unterschriften, Anhänge), werden ausschließlich an diese Installation übertragen und dort im Auftrag Ihres Arbeitgebers bzw. des Betreibers verarbeitet (Abschnitt 7). Die Übertragung erfolgt verschlüsselt (HTTPS).

Auf dem Gerät und darüber hinaus verarbeitet die App:

• Auf dem Gerät gespeichert: die Adresse Ihrer Installation, Anmeldedaten der Sitzung und Ihre Einstellungen in der App (z. B. App-Sperre, Meldungen).
• Kamera und Fotos: nur wenn Sie ein Foto aufnehmen, ein Bild aus der Mediathek wählen oder einen Barcode bzw. eine Seriennummer einlesen. Fotos werden als Anhang an Ihre Installation übertragen. Das Einlesen von Barcodes erfolgt auf dem Gerät mit Google ML Kit; dabei können technische Nutzungs- und Leistungsdaten ohne Bezug zu den eingelesenen Inhalten an Google übermittelt werden.
• Standort: nur auf Knopfdruck (z. B. zur Berechnung der Rückfahrt im Serviceschein) und nur, während die App geöffnet ist. Der Standort wird an Ihre Installation übermittelt, zur Berechnung der Fahrzeit genutzt und nicht gespeichert. Die App fragt den Standort nicht im Hintergrund ab.
• Fingerabdruck, Gesichtserkennung, Geräte-PIN: Die App-Sperre nutzt die Prüfung des Betriebssystems. Die App erhält nur das Ergebnis (bestätigt oder nicht), keine biometrischen Daten.
• Mitteilungen (Push): Wenn Sie Mitteilungen erlauben, erzeugt das Gerät über den Dienst Firebase Cloud Messaging der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland, eine Geräte-Kennung (Push-Token). Sie wird in Ihrer Installation gespeichert, die darüber Mitteilungen an Ihr Gerät sendet. Die Mitteilung enthält nur Art und Nummer des Vorgangs, keine Inhalte; den Rest lädt die App nach dem Öffnen von Ihrer Installation. Google kann dabei Daten auch in den USA verarbeiten; Grundlage ist der Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (EU-US Data Privacy Framework) bzw. die Standardvertragsklauseln. Mitteilungen lassen sich jederzeit in der App oder in den Einstellungen des Geräts abschalten.

Die App enthält keine Werbung, keine Analyse- oder Tracking-Dienste und kein Absturzprotokoll an uns; wir als Hersteller erhalten aus der App keine Daten über Sie oder Ihre Nutzung. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist die Bereitstellung der von Ihnen genutzten Funktionen (Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO); Kamera, Fotos, Standort und Mitteilungen nutzt die App nur nach Ihrer Freigabe im Betriebssystem (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie dort jederzeit widerrufen können. Das Löschen Ihres Kontos und der darin gespeicherten Daten veranlasst der Administrator Ihrer Installation; die auf dem Gerät gespeicherten Daten entfernen Sie durch Abmelden oder Deinstallieren der App.

9. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Personenbezogene Daten werden nur weitergegeben, soweit dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist oder eine andere Rechtsgrundlage besteht. Eingesetzte Auftragsverarbeiter (z. B. Hosting-Dienstleister in Deutschland) sind vertraglich nach Art. 28 DSGVO gebunden. Eine Übermittlung in Drittländer findet nur statt, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind.

Für Betrieb, Wartung und Fehleranalyse von IDA nutzen wir KI-Assistenzsysteme der Anthropic Ireland, Limited, 6th Floor, South Bank House, Barrow Street, Dublin 4, Irland (Claude). Dabei können Fehlermeldungen, Protokolle und im Einzelfall Inhalte aus IDA verarbeitet werden, soweit das für die Analyse nötig ist. Anthropic verarbeitet diese Daten als Auftragsverarbeiter, speichert Eingaben und Ausgaben höchstens 30 Tage und nutzt sie nicht zum Training seiner Modelle. Eine Verarbeitung in den USA ist möglich; sie erfolgt auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und fehlerfreien Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) bzw. der Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit dem Kunden.

Systeme, die der Kunde selbst betreibt und an IDA anbindet, sind keine von uns beauftragten Auftragsverarbeiter. Der Abruf von Daten aus diesen Systemen und die Übermittlung an sie erfolgen auf Weisung des Kunden; für die datenschutzrechtliche Zulässigkeit und für erforderliche Verträge mit dem jeweiligen Anbieter ist der Kunde verantwortlich. Das gilt auch für KI-Dienste, die der Kunde mit eigenem Zugang in IDA hinterlegt (z. B. für den KI-Chat oder die KI-Diagnose in der Fernwartung).

10. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Daten aus Testzugängen werden spätestens 14 Tage nach Ablauf der Testphase gelöscht, sofern kein kostenpflichtiger Vertrag zustande kommt. Nach Beendigung des Vertrags oder bei dauerhaftem Zahlungsverzug wird der Zugang gesperrt; die Daten werden nach einer Frist von 14 Tagen aus den Produktivsystemen gelöscht. Eine Wiederherstellung aus Sicherungskopien ist nur im Einzelfall, gegen Kosten und ohne Gewähr möglich; nach Ablauf der Aufbewahrung der Sicherungskopien ist sie ausgeschlossen. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt.

11. SSL-/TLS-Verschlüsselung

Diese Website und der Dienst nutzen aus Sicherheitsgründen eine SSL-/TLS-Verschlüsselung.

12. Ihre Rechte

Sie haben im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben jederzeit das Recht auf:

• Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft

Zudem haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Zur Wahrnehmung Ihrer Rechte genügt eine Mitteilung an die oben genannten Kontaktdaten.