Glossar

Begriffe rund um IDA - verständlich erklärt

Kurz erklärt: die wichtigsten Begriffe, die in IDA und auf dieser Website vorkommen.

Vorgang: Ein Vorgang ist ein Ticket: eine einzelne Anfrage oder ein Fall, der in IDA erfasst und bearbeitet wird, etwa eine E-Mail-Anfrage, eine telefonische Störungsmeldung oder ein Auftrag. Jeder Vorgang hat eine Zuständigkeit, eine Priorität und eine Frist. Die im Preis inkludierten Vorgänge beziehen sich auf die pro Monat neu erfassten Vorgänge.
Named-Lizenz: Eine Named-Lizenz ist einer festen Person zugeordnet (29 € pro Monat). Jede Named-Lizenz steuert 50 Vorgänge zum gemeinsamen Monatspool bei. Sinnvoll für Personen, die IDA regelmäßig nutzen.
Pool-Lizenz: Eine Pool-Lizenz (59 € pro Monat) wird von wechselnden Personen genutzt, ideal für Schicht- oder Gelegenheitsnutzung. Jede Pool-Lizenz steuert 100 Vorgänge zum gemeinsamen Monatspool bei. Ein Lizenzplatz ist belegt, solange eine Sitzung aktiv ist.
Fair-Use-Cap: Der Fair-Use-Cap deckelt die Kosten für Mehr-Vorgänge auf maximal 50 % der laufenden Lizenzkosten. Fallen mehr Vorgänge an als im Monatspool inkludiert, werden sie mit 9 ct je Vorgang berechnet, aber nie mehr als die Hälfte der Lizenzkosten. So bleiben die Kosten planbar.
SLA: Ein SLA (Service-Level-Agreement) legt fest, in welcher Zeit auf einen Vorgang reagiert und er gelöst werden soll, meist gestaffelt nach Priorität. IDA berechnet die Fristen automatisch und überwacht ihre Einhaltung.
Single Sign-On (SSO): Single Sign-On (SSO) bedeutet, dass sich Mitarbeitende einmal zentral anmelden und damit auch IDA nutzen, ohne separates Passwort. IDA unterstützt gängige Anmeldedienste (z. B. Keycloak, Microsoft 365) über den Standard OpenID Connect (OIDC).
OIDC: OpenID Connect (OIDC) ist ein offener Standard für die Anmeldung über einen zentralen Identitätsdienst. IDA nutzt ihn, um Single Sign-On mit Anbietern wie Keycloak, Microsoft Entra ID, Auth0 oder Okta zu ermöglichen.
Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA): Die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) sichert die Anmeldung mit einem zweiten Faktor zusätzlich zum Passwort, üblicherweise ein zeitbasierter Code aus einer Authenticator-App. Für lokale Konten (Anmeldung ohne zentralen Login-Dienst) ist sie in IDA aktivierbar.
Magic-Link: Ein Magic-Link ist ein einmaliger, zeitlich begrenzter Anmeldelink, der per E-Mail zugestellt wird. Kunden nutzen darüber das Portal oder unterschreiben Verträge, ohne ein Passwort verwalten zu müssen.
ERP: ERP (Enterprise Resource Planning) bezeichnet die kaufmännische Software eines Betriebs, für Artikel, Angebote, Aufträge, Rechnungen, Lager, Einkauf und Buchhaltung. IDA hat diesen Teil an Bord: Aus dem Vorgang wird der Auftrag, daraus Lieferschein und Rechnung, ohne Übergabe an ein zweites System. Wer bereits ein eigenes ERP betreibt, kann den Bereich in IDA komplett abschalten.
E-Rechnung: Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format, das der Empfänger ohne Abtippen einlesen kann. Ein PDF allein ist keine E-Rechnung. In Deutschland sind zwei Formate maßgeblich: ZUGFeRD (das XML steckt im PDF) und XRechnung (reines XML, Pflicht gegenüber öffentlichen Auftraggebern). IDA erzeugt beide und prüft die Pflichtangaben vor dem Versand.
ZUGFeRD: ZUGFeRD ist ein hybrides Rechnungsformat. Der Empfänger sieht ein ganz normales PDF, in dem zusätzlich eine maschinenlesbare XML-Datei steckt (technisch PDF/A-3). Wer die Rechnung automatisiert verarbeiten will, liest das XML; wer sie ansieht, liest das PDF. Damit lässt sich eine Rechnung an alle Kunden gleich verschicken, unabhängig davon, wie weit deren Buchhaltung automatisiert ist.
XRechnung: XRechnung ist ein rein strukturiertes XML-Format ohne Sichtbeleg und der Standard für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland. Dazu gehört in der Regel die Leitweg-ID, über die die Rechnung der richtigen Stelle zugeordnet wird. IDA hinterlegt sie am Kunden und prüft sie vor dem Versand.
DATEV-Export: DATEV ist der in Deutschland verbreitete Standard, über den Betriebe ihre Buchungen an die Steuerkanzlei übergeben. IDA sammelt Ausgangs- und Eingangsrechnungen, Zahlungen und Skonto in einem Buchungsstapel und exportiert ihn als DATEV-Datei, die Kanzlei liest ihn ein, statt Belege abzutippen. Gebucht und geprüft wird weiterhin dort.
Offene Posten (OPOS): Offene Posten sind Rechnungen, die noch nicht ausgeglichen sind: auf der Debitorenseite das, was Kunden Ihnen schulden, auf der Kreditorenseite das, was Sie Lieferanten schulden. IDA führt beide Seiten an einer Stelle, ordnet eingehende Zahlungen automatisch zu und übergibt überfällige Posten an das Mahnwesen.
SEPA-Lastschrift: Bei einer SEPA-Lastschrift zieht der Zahlungsempfänger den fälligen Betrag selbst vom Konto des Kunden ein, auf Grundlage eines vorher erteilten Mandats. IDA verwaltet die Mandate, erzeugt die Sammellastschrift, unterscheidet Erst- und Folgeeinzug, hält die Vorlauffristen ein und erkennt Rücklastschriften, die dann ins Mahnwesen laufen.
FinTS: FinTS (früher HBCI) ist der deutsche Standard, über den Software direkt mit der Bank spricht. IDA holt damit die Kontoumsätze ab, ohne dass jemand eine Datei aus dem Online-Banking exportiert und hochlädt. Zugangsdaten und TAN-Verfahren werden je Konto hinterlegt; Konten ohne FinTS lassen sich von Hand führen.
Serviceschein: Der Serviceschein dokumentiert einen Einsatz beim Kunden: erbrachte Leistungen, verbautes Material und Zeiten, unterschrieben vor Ort. In IDA entsteht er aus dem Vorgang, übernimmt die erfasste Zeit samt Tür-zu-Tür-Zeiten und Rückfahrt und hängt am selben Auftrag wie die spätere Rechnung.
CSP-Lizenzen: Über das Cloud-Solution-Provider-Programm (CSP) beziehen IT-Dienstleister Microsoft-Cloud-Abonnements für ihre Kunden. IDA gleicht die Mengen solcher Lizenzen aus Quellen wie Crayon Cloud iQ, ALSO Cloud Marketplace und dem Microsoft Partner Center automatisch mit den hinterlegten Verträgen ab.
GDAP: GDAP (Granular Delegated Admin Privileges) sind befristete, fein steuerbare Administrationsrechte, die ein Kunde seinem IT-Dienstleister in Microsoft 365 gewährt. IDA überwacht den Ablauf dieser Delegationen und erinnert rechtzeitig per Ticket an die Verlängerung.
MDM: Mobile Device Management (MDM) ist die zentrale Verwaltung mobiler Geräte wie Smartphones und Tablets, inklusive Konfiguration, App-Verteilung und Sicherheitsrichtlinien. IDA bindet MDM-Systeme (z. B. Relution) an.
CMDB: Eine CMDB (Configuration Management Database) ist ein zentrales Verzeichnis aller IT-Betriebsmittel (Geräte, Software, Beziehungen). Das Inventar in IDA lässt sich als CMDB nutzen, mit automatischer Hardware-Erfassung und Kundenzuordnung.
PWA: Eine Progressive Web App (PWA) ist eine im Browser laufende Anwendung, die sich wie eine native App auf Desktop und Mobilgeräten installieren lässt, ganz ohne App-Store. IDA ist als PWA installierbar.
Einfache elektronische Signatur (SES): Die einfache elektronische Signatur (SES) ist die grundlegende Stufe elektronischer Unterschriften. Sie dokumentiert nachvollziehbar, wer wann was unterschrieben hat, und sichert das mit Protokoll und Dokument-Prüfsumme ab. Bei besonderen gesetzlichen Formerfordernissen prüfen Sie den Einzelfall.
iCal: iCal (das iCalendar-Format, .ics) ist der verbreitete Standard für den Austausch von Kalenderdaten. IDA stellt persönliche und gefilterte iCal-Feeds bereit und kann externe Kalender abonnieren, kompatibel mit Outlook, Google Kalender und anderen.
AVV: Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) regelt nach Art. 28 DSGVO, wie ein Dienstleister personenbezogene Daten im Auftrag seines Kunden verarbeitet. Für IDA stellen wir einen AVV bereit.