Schluss mit Insellösungen: ein Systemhaus arbeitet mit IDA
Die S³ IT GmbH aus Grevenbroich betreut Unternehmen in der Region rund um Netzwerk, Server, Arbeitsplätze und Cloud. Den eigenen Betrieb führt sie heute vollständig in IDA - weil es die passende Software vorher nicht gab.
Die Ausgangslage: viele Werkzeuge, kein Überblick
Lange sah der Alltag aus wie in vielen Systemhäusern: ein Ticketsystem für die Anfragen, ein ERP für Angebote und Rechnungen, Tabellen für Wartungskontingente und Lizenzen, dazu die Portale der Distributoren und Hersteller. Jedes Werkzeug war für sich in Ordnung. Zusammen passten sie nicht.
Jede Information lag an einer anderen Stelle. Wer wissen wollte, welche Geräte ein Kunde hat, welcher Vertrag gilt und was offen ist, musste mehrere Programme öffnen. Zeiten wurden im Ticket erfasst und für die Rechnung noch einmal abgetippt. Das kostete jeden Monat Stunden und machte Fehler wahrscheinlich.
Besonders deutlich wurde das bei den Lizenzen. Jeden Monat mussten Mengen aus den Portalen der Distributoren mit den Verträgen abgeglichen und von Hand in Rechnungen übertragen werden. Diese aufwändige Lizenzabrechnung band die Buchhaltung, obwohl dort wichtigere Dinge zu erledigen waren.
Die Suche: modern und für IT-Dienstleister gemacht
Gesucht war eine Software, die beides kann: den Servicealltag eines IT-Dienstleisters und die kaufmännische Seite bis zur Buchhaltung. Was es gab, war entweder ein Ticketsystem ohne Abrechnung, ein Branchen-ERP ohne Verständnis für IT-Service oder eine große Plattform, die vor allem auf interne IT-Abteilungen zielt. Modern, schlank und zugeschnitten auf Systemhäuser war keine davon.
Der Entschluss: selbst bauen
Also hat S³ IT begonnen, die eigene Software zu entwickeln - zuerst für den Service, Schritt für Schritt dann für Verträge, Inventar, Einkauf, Lager und Rechnungen. Jede Funktion entsteht aus einem echten Problem im eigenen Betrieb und muss sich dort bewähren, bevor sie an Kunden geht. So ist IDA entstanden.
Was sich verändert hat
Ein Datenstand statt vieler
Kunde, Ansprechpartner, Geräte, Verträge, Tickets und Belege liegen an einer Stelle. Niemand pflegt dieselbe Information zweimal.
Lizenzen rechnen sich selbst ab
Die Mengen kommen direkt aus den Portalen der Distributoren, Änderungen landen automatisch in Vertrag und Rechnung. Die Buchhaltung prüft nur noch statt abzutippen.
Weniger Abtippen
Die Zeit, die der Techniker am Ticket bucht, landet ohne Übertrag auf dem Serviceschein und in der Rechnung.
Besserer Überblick
Offene Anfragen, ablaufende Verträge, Monitoring-Meldungen und Backups eines Kunden stehen beieinander. Was wichtig ist, fällt auf, bevor der Kunde anruft.
Schnellere Abrechnung
Wartungsverträge und Abos rechnen sich nach festen Regeln ab, inklusive E-Rechnung und DATEV-Export. Der Monatsabschluss ist kein Projekt mehr.
Leichter für die Techniker
Für die Techniker hat sich am meisten geändert. Beim Kunden vor Ort reicht die App: Ticket, Geräte, Zugangsnotizen und Wiki sind auf dem Handy, der Serviceschein wird direkt unterschrieben. Anrufe werden dem Kunden zugeordnet, und die Gesprächszeit landet direkt am Ticket.
Statt Listen abzugleichen, kümmern sie sich um die Technik. Und wer neu im Team ist, findet sich schneller zurecht, weil alles an einem Ort liegt und nachvollziehbar ist.
„Wir haben IDA gebaut, weil wir es selbst gebraucht haben. Heute möchte niemand bei uns zurück zu den alten Insellösungen.“
Heute für alle Systemhäuser
Was sich bei S³ IT bewährt, steht allen Systemhäusern zur Verfügung: zu einem Preis, mit allen Funktionen und gehostet in Deutschland. Testen Sie IDA 30 Tage kostenlos oder lassen Sie sich die Software in einer Demo zeigen.
