Angebote, Aufträge & Belege
Angebote, Aufträge und Belege, der Auftrag als Klammer
Vom Angebot über die Auftragsbestätigung bis zu Lieferschein und Rechnung: Jeder Beleg hängt an einem Auftrag, jeder Auftrag am Vorgang. Der Serviceschein wird beim Kunden direkt auf dem Gerät unterschrieben, ohne Papier, ohne Nachtragen.
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Funktionsumfang
Alle Belegarten in einem Fluss: Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung, Storno, Gutschrift, Serviceschein und Mahnung
Der Auftrag ist die Klammer, jeder Beleg trägt dieselbe Auftragsnummer, der Status des Auftrags ergibt sich aus den enthaltenen Belegen
Übergänge per Knopf: aus dem Angebot die Auftragsbestätigung, daraus Lieferschein und Rechnung - Positionen und Texte wandern mit
Abschlagsrechnung über einen Teilbetrag; die Schlussrechnung zieht sie automatisch wieder ab
Serviceschein mit digitaler Unterschrift vor Ort: Der Kunde zeichnet direkt auf Tablet oder Telefon, die Unterschrift des Technikers kommt aus dem Profil, beide landen verschlüsselt auf dem Beleg
Tür-zu-Tür-Zeiten und automatisch berechnete Rückfahrt am Serviceschein
Belege direkt aus einem Vorgang oder einer Checkliste erzeugen, die erfasste Zeit und das verbaute Material kommen mit
Positionen mit Mengenstaffeln, Rabatten, Textbausteinen und freien Zwischentexten
Artikelstamm mit Kategorien, Einheiten, Stücklisten, Lieferanten-Artikelnummern und mehreren Verkaufspreisen
Preisfindung je Kunde: Kundenpreise, Preisgruppen, Aktionen und Staffeln
Lieferanten und Debitoren mit Zahlungsbedingung, Steuerfall und Konditionen als Stammdaten
Eigene Nummernkreise je Belegart
Hauswährung je Mandant, ein Betrieb in der Schweiz führt seine Bücher in CHF; jeder Beleg friert seine Währung beim Anlegen ein
In der Praxis
In der Praxis
Ein Techniker schließt seinen Einsatz im Vorgang ab. Aus der erfassten Zeit und dem verbauten Material entsteht per Knopf der Serviceschein, den der Kunde vor Ort unterschreibt. Die Rechnung entsteht im selben Auftrag, niemand tippt Positionen ab, und niemand sucht am Monatsende, was noch nicht berechnet wurde.
Häufige Fragen
Warum hängt jeder Beleg an einem Auftrag?
Weil sonst niemand mehr sagen kann, was zusammengehört. Angebot, Lieferschein und Rechnung zu einem Vorgang tragen dieselbe Auftragsnummer - Sie sehen an einer Stelle, was angeboten, geliefert und berechnet wurde und was noch offen ist.
Wir haben bereits ein ERP - brauchen wir diesen Teil?
Nein. Der kaufmännische Teil lässt sich für Ihren Zugang vollständig abschalten. Vorgänge, Inventar, Verträge, Zeiterfassung und Auswertungen laufen davon unberührt weiter.
Können wir Teilbeträge im Voraus berechnen?
Ja, über eine Abschlagsrechnung. Das ist keine eigene Belegart, sondern eine normale Rechnung über einen Teilbetrag; die spätere Schlussrechnung zieht die bereits berechneten Abschläge automatisch ab.
Was passiert mit Belegen, wenn ein Vorgang storniert wird?
Die zugehörigen offenen Aufträge werden sichtbar storniert statt still abgeschlossen. Bereits geschriebene Rechnungen bleiben unberührt, die korrigiert man mit einem Storno oder einer Gutschrift, nicht durch Löschen.
Kann der Kunde den Serviceschein vor Ort unterschreiben?
Ja, digital direkt auf dem Gerät - Tablet oder Telefon genügen, der Kunde zeichnet mit dem Finger. Die Unterschrift des Technikers kommt aus dem Benutzerprofil und muss nicht jedes Mal neu geleistet werden. Beide werden verschlüsselt am Beleg gespeichert und erscheinen auf dem PDF. Papier, Abfotografieren und Nachtragen im Büro entfallen damit.
Lassen sich Belegnummern an unsere bisherige Systematik anpassen?
Ja. Je Belegart gibt es einen eigenen Nummernkreis mit frei wählbarem Präfix und Startwert.
Wie werden Artikel und Preise gepflegt?
Im Artikelstamm, mit Kategorien, Einheiten, Stücklisten, Lieferanten-Artikelnummern und mehreren Verkaufspreisen. Welcher Preis auf dem Beleg landet, entscheidet die Preisfindung aus Kundenpreis, Preisgruppe, Aktion und Mengenstaffel; der Einkaufspreis kommt aus der Bestellung oder dem Distributor-Katalog.
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