Cloud-Lizenzen von Hand abrechnen: der stille Margenfresser

Warum die Lizenzabrechnung so viel Zeit frisst

Der Aufwand entsteht nicht durch eine schwierige Aufgabe, sondern durch viele kleine, die sich jeden Monat wiederholen. Lizenzen liegen in mehreren Systemen: Microsoft-Lizenzen beim CSP-Distributor, E-Mail-Security beim einen Hersteller, Backup beim nächsten, dazu eigene Dienste. Jedes Portal hat ein eigenes Exportformat, eine eigene Bezeichnung für dasselbe Produkt und einen eigenen Stichtag.

Dazu kommt: Die Zahlen ändern sich zwischen zwei Abrechnungen ständig. Ein Kunde stellt jemanden ein, ein Postfach kommt dazu, ein Projekt endet und zehn Lizenzen fallen weg. Wer das monatlich per Tabelle nachhält, führt eine zweite Buchhaltung neben der eigentlichen.

• Export je Portal herunterladen und in ein einheitliches Format bringen
• Produktbezeichnungen den eigenen Artikeln zuordnen, oft von Hand, oft nach Gedächtnis
• Mengen gegen die hinterlegten Vertragsmengen halten und Abweichungen klären
• Unterjährige Zu- und Abgänge anteilig berechnen
• Rechnungen erzeugen, prüfen und versenden
• Rückfragen beantworten, wenn ein Kunde eine Position nicht wiedererkennt

Fünf Fehler, die regelmäßig Geld kosten

Die folgenden Muster tauchen in fast jedem Betrieb auf, der von Hand abrechnet. Gemeinsam ist ihnen, dass sie nicht auffallen: Es fehlt kein Beleg, es bleibt keine Lücke, die Zahl ist nur still falsch.

• Mengendrift: Im Portal stehen 42 Lizenzen, auf der Rechnung 38. Niemand hat etwas falsch gemacht, der Kunde hat schlicht selbst zugebucht. Berechnet wird trotzdem die alte Menge - Monat für Monat.
• Verwechselter Abrechnungszyklus: Dieselbe Lizenz monatlich und jährlich abgerechnet ist kaufmännisch nicht dasselbe Produkt. Eine Mengenabfrage, die den Zyklus ignoriert, addiert beide zusammen und legt Positionen mit der Menge aller Zyklen an, mit rückdatiertem Vertragsbeginn und entsprechendem Abrechnungsstau.
• Vergessene anteilige Nachberechnung: Der Zukauf am 12. des Monats wird erst zum Ersten des Folgemonats berechnet. Bei einem Kunden ist das zu verschmerzen, über ein Jahr und den ganzen Bestand summiert es sich zu einer ordentlichen Zahl.
• Kündigung läuft weiter: Im Portal beendet, in der Abrechnung nicht. Das fällt auf, beim Kunden, nicht bei Ihnen. Rückerstattung plus Vertrauensverlust sind teurer als der entgangene Betrag.
• Laufzeitwechsel als Neukauf gewertet: Wechselt ein Abo den Zyklus oder wird es neu nummeriert, sieht das in vielen Auswertungen wie ein Zugang aus. Berechnet wird dann beides, der alte und der vermeintlich neue Posten.

Der Einkaufspreis bewegt sich auch

Ein zweiter, oft übersehener Punkt: Nicht nur die Mengen ändern sich, auch die Einkaufspreise. Distributoren passen Konditionen an, Hersteller ändern Listenpreise, Wechselkurse verschieben sich. Wer den Verkaufspreis einmal kalkuliert und dann jahrelang fortschreibt, verkauft irgendwann zum Selbstkostenpreis, ohne es zu merken.

Sinnvoll ist deshalb, den Einkaufspreis regelmäßig automatisch gegen den Katalog zu prüfen und eine Warnung zu bekommen, wenn die Marge unter eine gesetzte Grenze fällt, nicht erst bei der Jahresauswertung.

Was der Aufwand wirklich kostet

Rechnen Sie es einmal für sich durch, statt es zu schätzen. Die Formel ist simpel: Zeit je Kunde und Monat mal Anzahl der Kunden mal zwölf. Wer 60 Kunden betreut und je Kunde nur zehn Minuten für Abgleich und Klärung braucht, verbringt 120 Stunden im Jahr mit Lizenzabrechnung, drei volle Arbeitswochen, in denen niemand einen Vorgang löst.

Der größere Posten ist aber selten die Zeit, sondern das nicht Berechnete. Schon ein Prozent Mengendrift über den gesamten Lizenzbestand liegt in der Regel deutlich über den Kosten jeder Automatisierung. Diese Zahl kennt nur, wer einmal Portalbestand und Rechnungsbestand nebeneinanderlegt, ein Abgleich, der sich als Einstieg immer lohnt, auch ohne neues System.

Woran Sie merken, dass es zu viel geworden ist

• Die Abrechnung hängt an einer einzigen Person, und im Urlaub verschiebt sie sich
• Es gibt eine Tabelle, die niemand außer dem Ersteller versteht, aber alle brauchen
• Kunden fragen regelmäßig nach einzelnen Positionen zurück
• Sie wissen nicht aus dem Stand, wie viele Lizenzen einer bestimmten Art insgesamt laufen
• Bei Kündigungen entsteht Diskussionsbedarf statt einer Buchung
• Sie rechnen einmal jährlich nach und finden dabei jedes Mal etwas

Was eine Automatisierung leisten muss

Ein Export-Knopf ist keine Automatisierung. Damit die Abrechnung wirklich von der Liste verschwindet, muss ein System mehr können, als Zahlen zu übernehmen, es muss mit der Unordnung der Realität umgehen.

• Mengen kommen aus der Quelle, nicht aus einer gepflegten Kopie, und der Schlüssel ist genau genug: Kunde, konkrete Produktvariante, Laufzeit und Abrechnungszyklus. Ein Feld weniger, und zwei verschiedene Produkte werden zu einem.
• Zukäufe werden anteilig nachberechnet, Kündigungen laufen sauber auf null aus, statt still weiterzulaufen.
• Manuell geänderte Positionen werden nicht überschrieben, sondern gemeldet. Sonst korrigiert der nächtliche Lauf weg, was jemand bewusst entschieden hat.
• Antwortet eine Quelle nicht, setzt der Abgleich aus, statt mit dem letzten bekannten Stand zu rechnen. Lieber eine Rechnung später als eine zu niedrige.
• Alle Quellen laufen in einen Vertrag und auf eine Rechnung. Der Kunde interessiert sich nicht dafür, über welchen Distributor Sie einkaufen.
• Jeder Lauf hinterlässt ein Protokoll: was abgeglichen, was übersprungen, was aufgefallen ist.

Der Weg dahin, in drei Schritten

Der Umstieg scheitert selten an der Technik, sondern daran, dass er zu groß angefangen wird. Praktikabel ist die Reihenfolge: aufräumen, eine Quelle automatisieren, dann ausrollen.

• Bestand abgleichen: Portalmengen gegen berechnete Mengen, Kunde für Kunde. Das Ergebnis ist unbequem und zugleich die beste Begründung für alles Weitere.
• Eine Quelle automatisieren, die mit den meisten Positionen. Einen Monat parallel laufen lassen und die Differenzen ansehen, statt sofort umzuschalten.
• Die restlichen Quellen nachziehen und die Tabelle abschaffen. Solange sie noch existiert, wird sie gepflegt.