Integration
Outlook-Kalender und IDA: Einsätze im Kalender, belegte Zeiten in der Planung
Ein Einsatz, der nur in IDA steht, sieht der Techniker unterwegs nicht. IDA schreibt Termine deshalb direkt in den Outlook-Kalender der Beteiligten, mit Erinnerung auf dem Handy. Umgekehrt sieht die Planung in IDA, wann jemand in Outlook schon belegt ist, ohne dass Inhalte privater Termine sichtbar werden.
Was IDA aus Microsoft-365-Kalender holt
- Belegte Zeiten je Mitarbeiter: belegt, mit Vorbehalt oder abwesend, ohne Betreff und Inhalt
- Das Postfach jedes Mitarbeiters über seine E-Mail-Adresse
Was IDA daraus macht
- Termine aus IDA stehen im Outlook-Kalender der Beteiligten, auf dem Handy samt Erinnerung
- Verschieben, Absagen oder einen Teilnehmer entfernen wirkt sofort im Kalender
- Abteilungstermine gehen an alle Mitglieder der Abteilung
- Bei der Einsatzplanung ist sichtbar, wann jemand in Outlook belegt ist, auch durch private Blocker
Für wen sich das lohnt
IT-Dienstleister mit Microsoft 365, deren Techniker ihren Tag in Outlook und auf dem Handy führen.
Einrichtung: Setzt die Anbindung „Microsoft 365" voraus: eine App-Registrierung im eigenen Tenant mit dem Anwendungsrecht für Kalender und Admin-Zustimmung. Nutzen Sie die Microsoft-Anmeldung für IDA, lässt sich deren App weiterverwenden. Wir empfehlen, den Zugriff auf eine Sicherheitsgruppe zu beschränken; die Hilfe in IDA zeigt den Befehl dazu.
Jede Integration in IDA hat einen eigenen Schalter. Ist er aus, verschwindet sie vollständig - auch Spalten, Filter und Auswertungen, die zu ihr gehören. Sie sehen also nur, was Sie tatsächlich nutzen.
Herstellerseite: Microsoft-365-Kalender. Microsoft-365-Kalender ist eine Marke des jeweiligen Anbieters; IDA bindet das System technisch an, eine Partnerschaft ist damit nicht behauptet.
Passt dazu
- Google-Kalender - Kalender
- Microsoft Teams Telefonie - Telefonie & Fernwartung
Häufige Fragen zur Microsoft-365-Kalender-Anbindung
Landen Änderungen in Outlook wieder in IDA?
Nein, IDA ist die Quelle. Ein in Outlook verschobener IDA-Termin wird bei der nächsten Änderung in IDA überschrieben, der Termin sagt das auch. So gibt es nie zwei Wahrheiten über einen Einsatz.
Sieht IDA, was in meinen Outlook-Terminen steht?
Nein. Gelesen werden nur Zeiträume und der Status, also belegt, mit Vorbehalt oder abwesend. Betreff, Ort und Teilnehmer bleiben in Outlook.
Kann die App dann jeden Kalender im Unternehmen lesen?
Ohne Beschränkung ja, deshalb empfehlen wir, sie in Exchange auf eine Sicherheitsgruppe zu begrenzen. Mitarbeiter außerhalb der Gruppe werden übersprungen und im Panel mit Grund angezeigt.
Geht das auch mit Google?
Ja, über die Anbindung Google-Kalender. Beide lassen sich parallel betreiben, jeder Mitarbeiter läuft über den Anbieter, bei dem sein Postfach liegt.
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