Integration
ecoDMS in IDA: Belege dort ablegen, wo sie hingehören
Belege gehören ins Archiv, aber gefunden werden müssen sie beim Kunden. IDA legt Ausgangsbelege in ecoDMS ab und holt Eingangsdokumente zur Weiterverarbeitung herein. Wer eine Rechnung sucht, sucht sie in der Kundenakte und nicht im Archiv, und wer den Rechnungseingang bearbeitet, hat das Dokument daneben statt in einem zweiten Fenster.
Was IDA aus ecoDMS holt
- Eingangsdokumente aus dem Archiv, gefiltert nach Ihren Suchkriterien
- Zugehörige Metadaten und Klassifizierungsfelder
- Dokumentenarten mit ihren Aufbewahrungsfristen
- Ordnerstruktur und Statuswerte des Archivs
- Das Beleg-PDF selbst, auf Anforderung, nicht auf Verdacht
Was IDA daraus macht
- Ausgangsbelege wandern automatisch ins Archiv, ohne Zwischenschritt und ohne dass jemand Dateien hin- und herkopiert
- Eingangsrechnungen lassen sich aus dem Archiv erfassen und Bestellungen zuordnen, der Beleg steht beim Prüfen daneben
- Die Ablage folgt Ihren Regeln: Ordner, Dokumentenart und Status kommen aus ecoDMS, nicht aus einer festen Vorgabe in IDA
- Der Beleg bleibt am Vorgang und am Kunden auffindbar, auch wenn im Archiv später umsortiert wird
Für wen sich das lohnt
Betriebe, die ihr Archiv bereits mit ecoDMS führen und es behalten wollen - IDA setzt sich davor, statt ein zweites Archiv aufzumachen. Wer noch keines hat, findet mit Paperless-ngx die quelloffene Alternative.
Einrichtung: Verbindung zum ecoDMS-Server hinterlegen (Adresse, Port und Archiv), Zugangsdaten hinterlegen und die Ablage-Regeln festlegen: in welchen Ordner, unter welcher Dokumentenart und mit welchem Status IDA schreiben darf. Die Zugangsdaten liegen verschlüsselt; die Server-Adresse wird geprüft, interne Adressen sind ausdrücklich erlaubt, ein DMS steht üblicherweise im eigenen Netz.
Jede Integration in IDA hat einen eigenen Schalter. Ist er aus, verschwindet sie vollständig - auch Spalten, Filter und Auswertungen, die zu ihr gehören. Sie sehen also nur, was Sie tatsächlich nutzen.
Herstellerseite: ecoDMS. ecoDMS ist eine Marke des jeweiligen Anbieters; IDA bindet das System technisch an, eine Partnerschaft ist damit nicht behauptet.
Passt dazu
- Paperless-ngx - Dokumente
- Geräte-Offboarding - Prozesse
Häufige Fragen zur ecoDMS-Anbindung
Kann ich ecoDMS und Paperless-ngx gleichzeitig nutzen?
Nein, und das ist Absicht: Zwei Archive nebeneinander heißt zwei Wahrheiten. Ein Beleg soll genau einen Ablageort haben, sonst laufen die Bestände auseinander und man glaubt am Ende keinem von beiden. IDA lässt genau eines aktiv sein.
Belastet die Anbindung mein Archiv oder verbraucht sie Lizenzen?
Das ist die wichtigste Frage, und sie hat einen konkreten Hintergrund: ecoDMS rechnet den Download eines Dokuments als Verbindung ab. Deshalb ruft IDA Belegdateien nicht vorsorglich ab, sondern nur, wenn sie wirklich gebraucht werden, der PDF-Abruf für den DATEV-Export ist ausdrücklich zuschaltbar und nicht der Standard. Die Belegliste selbst entsteht über Suchabfragen, die nicht als Download zählen.
Wird mein bestehendes Archiv umgebaut?
Nein. IDA legt in Ihre Struktur ab und liest aus ihr; Ordner, Dokumentenarten und Klassifizierungsfelder kommen aus ecoDMS. Es wird nichts umsortiert, umbenannt oder gelöscht.
Ersetzt IDA das DMS?
Nein. IDA ist die Seite, auf der mit dem Beleg gearbeitet wird - Rechnungseingang, Freigabe, Zuordnung zur Bestellung. Aufbewahrung, Versionierung und Revisionssicherheit bleiben Sache des Archivs.
Was passiert bei einem Verbindungsfehler?
Fehler werden in Klartext gemeldet, nicht als leere Liste. Eine Anbindung, die bei Störung so aussieht wie „keine Dokumente vorhanden", ist gefährlicher als eine, die sagt, dass sie gerade nicht durchkommt.
Alles in einer Oberfläche - auch bei Ihnen
30 Tage kostenlos, ohne Zahlungsdaten. Alle Integrationen sind enthalten, ohne Aufpreis.