Einkauf & Bestellwesen
Einkauf und Bestellwesen, vom Bedarf bis zum Wareneingang
Bedarf entsteht am Auftrag, wird freigegeben, bestellt und geliefert, mit Katalogsuche beim Distributor und einer Rechnungsprüfung, die drei Belege gegeneinander hält.
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Funktionsumfang
Bedarf mit Verwendungszweck, beim Wareneingang ist klar, für welchen Auftrag die Ware gedacht war
Bestellvorschlag über alle offenen Bedarfe, inklusive Versandkosten und Mindestbestellwerten
Freigabe ab einer frei wählbaren Wertgrenze, bevor bestellt wird
Bestellwege je Lieferant, auch offline für alles, was per Telefon oder Formular läuft
Bestellung als PDF und E-Mail aus IDA heraus, oder elektronisch an den Distributor, ohne Portal-Warenkorb und ohne Mail-Anhang
Beleg-Rücklauf ordnet sich selbst zu: Auftragsbestätigung, Lieferavis und Rechnung hängen an der Bestellung, nicht in einem Mail-Verlauf
Die Bestellliste zeigt den Stand beim Distributor und den gemeldeten Liefertermin, die Nachfrage beim Lieferanten entfällt
Speditionsversand und Sperrgut als eigener Frachtsatz je Lieferant, getrennt vom Paketversand
Wareneingang mit Seriennummern, Teillieferungen und Rückständen
Streckengeschäft: Ware geht direkt zum Kunden und läuft trotzdem sauber durch Bestand und Beleg
Externer Katalog über EGIS (Synaxon) oder ITscope: Artikelsuche über Anbieter hinweg, Preischeck im Hintergrund und Warnung, wenn die Marge kippt
Produktbilder und Beschreibungen aus dem Katalog landen am Artikel und auf dem Beleg, das Angebot zeigt, was der Kunde bekommt
Recherche-Warenkorb: Fundstücke sammeln, bevor es überhaupt einen Auftrag gibt, und später als Angebot oder Bedarf übernehmen
Frachtfreigrenze je Lieferant im Warenkorb, sichtbar, wie viel bis zur versandkostenfreien Lieferung fehlt
Dreifache Rechnungsprüfung: Bestellung, Wareneingang und Lieferantenrechnung müssen zusammenpassen
Packliste für die Kommissionierung, ein Mensch entscheidet, was beschafft und was aus dem Bestand genommen wird
In der Praxis
In der Praxis
Ein Auftrag braucht Hardware, die nicht am Lager ist. Der Bedarf entsteht am Auftrag, die Suche im Distributor-Katalog liefert Preise mehrerer Anbieter, ab 2.500 Euro geht die Bestellung erst in die Freigabe. Beim Wareneingang werden die Seriennummern erfasst; die Lieferantenrechnung wird gegen Bestellung und Wareneingang geprüft, bevor sie zur Zahlung freigegeben wird.
Häufige Fragen
Wie verhindern wir, dass zu teuer eingekauft wird?
Über die Preisprüfung im Hintergrund: Weicht der Einkaufspreis so ab, dass die Marge kippt, warnt IDA vor der Bestellung. Zusätzlich lässt sich ab einer Wertgrenze eine Freigabe erzwingen.
Können wir bei mehreren Distributoren gleichzeitig suchen?
Ja. Die Katalogsuche über EGIS zeigt die Angebote der angeschlossenen Anbieter nebeneinander; die Übernahme legt bei Bedarf den Lieferanten gleich mit an.
Was ist die dreifache Rechnungsprüfung?
Der Abgleich von Bestellung, Wareneingang und Lieferantenrechnung. Nur wenn Menge und Preis in allen dreien zusammenpassen, geht die Rechnung ohne Rückfrage in die Zahlung, das fängt Nachberechnungen und Falschlieferungen ab.
Funktioniert das auch bei Lieferanten ohne Schnittstelle?
Ja. Für sie gibt es den Bestellweg offline: Die Bestellung entsteht in IDA und wird als PDF verschickt oder telefonisch abgesetzt, der Ablauf bleibt derselbe.
Kann IDA elektronisch bestellen?
Ja, im verbreiteten openTRANS-Format. Die Bestellung geht direkt ins System des Distributors, und der Rücklauf - Auftragsbestätigung, Lieferavis, Rechnung, ordnet sich der Bestellung selbst zu. Das Format steckt in einer eigenen Schicht, nicht im einzelnen Lieferanten: der nächste, der es spricht, setzt darauf auf.
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