Abwesenheit, Arbeitszeit & Zeitkonten
Abwesenheit, Arbeitszeit und Zeitkonten - Urlaub, Kommen und Gehen an einem Ort
Urlaub beantragen, mehrstufig genehmigen, Ansprüche und Krankmeldungen führen, die Arbeitszeit mit Kommen und Gehen erfassen und Mehrarbeit auf dem Zeitkonto verbuchen, dort, wo auch Kalender, Vorgangszeiten und Auslastung liegen. Wer bereits eine eigene Urlaubsverwaltung betreibt, bindet sie stattdessen an.
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Funktionsumfang
Urlaubsantrag mit Vertretung, Bemerkung und Verlauf, halbe Tage inklusive
Genehmigung ein- oder zweistufig; die höhere Stufe darf durchentscheiden
Anspruch je Mitarbeiter: anteilig bei Ein- und Austritt, Teilzeit und 4-Tage-Woche, Feiertage nach Bundesland, halbe Feiertage am 24. und 31.12.
Übertrag ins neue Jahr mit Verfallsdatum; Sonderurlaub mit Anlass und Regeltagen
Kontingent-Sperre beim Einreichen, mehr als vorhanden lässt sich nicht beantragen
Krankmeldung mit AU-Zeitraum, Folgemeldung und Erinnerung vor Ablauf; Umwandlung Urlaub ↔ Krankheit
Betriebsferien als Sammelanlage und Mindestbesetzung je Team, sperrend oder als Hinweis
Arbeitszeiterfassung mit Kommen und Gehen: ein Block je Anwesenheit, die Pause ist die Lücke dazwischen, kein Pausenfeld, das jemand ausfüllen und niemand prüfen kann
Ein vergessenes Gehen macht keinen 14-Stunden-Tag, sondern einen sichtbar unvollständigen: der offene Block zählt null Stunden
Die Soll-Zeit kommt aus dem Arbeitszeitmodell und den Feiertagen, abzüglich genehmigter Abwesenheit, ein Urlaubstag erzeugt kein Minus
Pausengrenzen nach dem Arbeitszeitgesetz als Hinweis oder als Abzug, je nach Einstellung, blockiert wird nie, gearbeitet wurde ja
Die eigene Zeit ist im Tagesfenster änderbar und 14 Tage rückwirkend nachtragbar; jede fremde Korrektur steht im Protokoll
Der Monat wandert erst auf Klick aufs Zeitkonto, und immer nur die Differenz zum bereits Verbuchten, zweimal klicken bucht nicht doppelt
Arbeitszeit und Vorgangszeit sind zwei Fragen: die eine sagt, wann jemand da war, die andere, woran gearbeitet wurde, beide Module lassen sich einzeln abschalten
Zeitkonto für Mehrarbeit: erfassen, genehmigen, abbauen, auszahlen, nachvollziehbar per Gegenbuchung statt Löschen
Stundenweiser Abbau verteilt sich über die Tage und steht so auch im Kalender
Austritts-Abschluss mit anteiligem Anspruch, Abgeltung und Absage künftiger Vorgänge
Wer welche Bemerkung und welche Krankmeldung sieht, steuern Rechte und ein Personen-Scope (eigene · Abteilung · alle)
Übernahme aus dem Vorsystem: Anträge, Ansprüche, Zeitkonten, Vertretungen und Arbeitszeit-Muster kommen mit
Alternativ als Anbindung: eine vorhandene Urlaubsverwaltung liefert genehmigte Abwesenheiten, dann führt IDA sie nicht selbst
Modul abschaltbar, wenn Abwesenheit woanders geführt wird
In der Praxis
In der Praxis
Der Antrag geht an die Leitung, die im Dialog sofort sieht, wer im selben Zeitraum schon fehlt. Nach der Genehmigung steht der Urlaub im Teamkalender und in der Auslastung, die Disposition muss nirgends nachtragen, und das Zeitkonto stimmt mit den erfassten Stunden überein.
Häufige Fragen
Brauche ich zusätzlich eine Urlaubsverwaltung?
Nein. IDA führt Anträge, Genehmigung, Ansprüche, Krankmeldungen und Zeitkonten selbst. Wer bereits eine eigene Urlaubsverwaltung betreibt, bindet sie stattdessen an und übernimmt genehmigte Abwesenheiten von dort, es ist immer genau eine Quelle aktiv.
Rechnet IDA den Urlaubsanspruch selbst aus?
Ja. Anteilig bei Ein- und Austritt, nach individueller Arbeitszeit (auch Teilzeit und 4-Tage-Woche), mit Feiertagen nach Bundesland, Übertrag ins Folgejahr und Verfall zum Stichtag. Anfangsbestände beim Wechsel lassen sich importieren.
Wer sieht Krankmeldungen?
Nur wer das Recht dafür hat. Im Kalender steht für alle anderen lediglich „abwesend"; Bemerkungen, Vertretung und Verlauf hängen zusätzlich an einem Personen-Scope, eigene, Abteilung oder alle.
Wie funktioniert das Zeitkonto?
Mehrarbeit wird erfasst, genehmigt und gebucht; Abbau läuft als Antrag wie ein Urlaub. Buchungen lassen sich nicht löschen, sondern nur per Gegenbuchung stornieren, sonst ließe sich das Konto nicht abstimmen. Auszahlung ist möglich, eine Untergrenze für das Minus lässt sich festlegen.
Fließen Abwesenheiten in die Auslastung ein?
Ja. Urlaub, Krankheit sowie Auf- und Abbau von Mehrarbeit sind in der Auslastungsberechnung und im Teamkalender berücksichtigt.
Was ist der Unterschied zwischen Arbeitszeiterfassung und Zeiterfassung am Vorgang?
Die Arbeitszeiterfassung beantwortet, wann jemand gearbeitet hat - Kommen, Gehen, Soll und Ist. Die Zeiterfassung am Vorgang beantwortet, woran gearbeitet wurde, und ist die Grundlage für Vertragsbudget und Rechnung. Beides sind eigene Module mit eigenem Schalter: Ein Betrieb kann Urlaub führen, ohne zu stempeln.
Wie werden Pausen erfasst?
Gar nicht als eigenes Feld, die Pause ist die Lücke zwischen zwei Anwesenheitsblöcken. Wer um 12 geht und um 12:30 wiederkommt, hat 30 Minuten Pause, ohne sie irgendwo einzutragen. Auf die gesetzlichen Grenzen weist IDA hin oder zieht sie ab, je nach Einstellung.
Landet die erfasste Arbeitszeit automatisch auf dem Zeitkonto?
Nein, erst auf Klick nach Monatsende, und dann nur die Differenz zu dem, was für den Monat schon verbucht ist. Sonst läge dieselbe Stunde nach dem zweiten Klick doppelt auf dem Konto.
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