Alternative zur Werkzeug-Kette
Alternative zu Ticketsystem + Warenwirtschaft + DATEV
Die verbreitetste Aufstellung im Systemhaus ist keine Software, sondern eine Kette: ein Ticketsystem (etwa Jira Service Management oder Zammad), eine Warenwirtschaft und die Buchhaltung über DATEV - verbunden durch Exporte, Tabellen und Menschen. IDA ersetzt die Kette durch ein System und behält die Kanzlei-Schnittstelle.
Fair-Play-Hinweis: Jedes dieser Werkzeuge ist für sich gut. Teuer wird nicht die Software, sondern der Übertrag dazwischen.
Werkzeug-Kette und IDA im Vergleich
| Ticketsystem + Warenwirtschaft + DATEV | IDA | |
|---|---|---|
| Anzahl Systeme | Drei Systeme plus Tabellen dazwischen | Ein System, ein Datenstand |
| Vom Ticket zur Rechnung | Zeiten exportieren, in der Warenwirtschaft erfassen, Beleg schreiben | Aus dem Vorgang wird der Auftrag, daraus Lieferschein und Rechnung, ohne Abtippen |
| Wartungsverträge | Kontingent in einer Tabelle, Abrechnung von Hand | Budget am Vertrag, Verbrauch aus der Zeiterfassung, Abrechnung automatisch |
| Buchhaltung | DATEV bleibt, die Frage ist, wie die Belege dorthin kommen | DATEV-Buchungsstapel und Belegbilder aus IDA; die Kanzlei arbeitet weiter wie bisher |
| Kosten | Drei Lizenzen plus Schnittstellenpflege plus Arbeitszeit | Ein Preis, alle Funktionen inklusive |
| Fehlerquelle | Jeder Übertrag ist eine Stelle, an der etwas verloren geht | Kein Übertrag, kein zweiter Datenstand |
Angaben nach bestem Wissen; maßgeblich sind die jeweils aktuellen Informationen der Anbieter.
Für wen passt was?
Wann die getrennten Werkzeuge passen
Getrennte Werkzeuge sind sinnvoll, wenn ein einzelner Bereich sehr speziell ist, eine Warenwirtschaft mit eigener Fertigung etwa, oder ein Ticketsystem, das tief in eine Entwicklungsorganisation eingebettet ist und dort Aufgaben, Sprints und Releases mitführt. Wer diese Tiefe wirklich braucht, kauft sie besser einzeln.
Wann IDA die bessere Wahl ist
IDA passt, wenn die Kette vor allem Arbeit macht: Zeiten werden abgetippt, Wartungskontingente in Tabellen geführt, Rechnungen aus zwei Quellen zusammengesucht. Dann zählt nicht der Funktionsumfang des einzelnen Werkzeugs, sondern dass Vorgang, Vertrag, Beleg und offener Posten dieselben Daten benutzen. Die Kanzlei behält DATEV.
Umstieg: Schrittweise: Kunden, Verträge und Artikel werden übernommen, die Vorgänge laufen über die E-Mail-Anbindung sofort in IDA. Der kaufmännische Teil folgt zum Monats- oder Jahreswechsel, offene Posten und Bestände werden übernommen, danach schreibt IDA die Belege und liefert den DATEV-Stapel.
Häufige Fragen zur Ablösung der Werkzeug-Kette
Müssen wir DATEV aufgeben?
Nein. Die Kanzlei arbeitet weiter mit DATEV. IDA liefert den Buchungsstapel und die Belege, es ersetzt die Warenwirtschaft und das Ticketsystem, nicht die Zusammenarbeit mit der Kanzlei.
Was ist mit unserem Ticketsystem, an das sich alle gewöhnt haben?
Der Wechsel lohnt sich dort, wo Tickets in Abrechnung münden. Vorgänge laufen in IDA über E-Mail, Portal, Formular oder API herein, mit SLA-Fristen, Vertragszuordnung und Zeiterfassung, und der abrechenbare Teil steht am Ende ohne Übertrag auf dem Beleg.
Können wir die Warenwirtschaft behalten und nur den Service umstellen?
Ja. Der kaufmännische Teil von IDA lässt sich je Mandant komplett abschalten; dann nutzen Sie Vorgänge, Verträge, Inventar und Zeiterfassung und rechnen weiter im Altsystem ab. Der Nutzen ist dann allerdings kleiner, der Übertrag bleibt.
Wie viel Aufwand steckt heute in den Übergaben?
Das lässt sich überschlagen: Auf der Preisseite steht ein Rechner, der Übertragungs- und Nacharbeitszeit gegen die Lizenzkosten stellt.
Verlieren wir Historie?
Nein. Kunden, Verträge und offene Posten werden übernommen; das Altsystem bleibt für die Historie lesbar, bis die Aufbewahrungsfrist es nicht mehr braucht.